Invoice Adalah

Pengertian Invoice dan Cara Membuatnya

Donabisnis.com – Pengertian invoice adalah. Invoice atau faktur merupakan dokumen yang dipakai untuk pernyataan penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini biasa terdiri dari item yang dibeli, harga satuan, harga total, dan tanggal transaksi.

Pada umumnya, invoice atau faktur dibuat dalam tiga rangkap. 1 lembar untuk pembeli, lembar kedua untuk arsip bagian penjualan, dan lembar ketiga untuk laporan bagian keuangan. Invoice ini adalah dokumen yang menunjukkan transaksi dilakukan secara kredit atau tidak tunai.

Bagi yang ingin mengetahui lebih lanjut mengenai invoice, pada kesempatan ini kami akan menjelaskannya secara lengkap. Mulai dari pengertian, jenis, cara membuat, hingga contoh. Silahkan simak selengkapnya.

Pengertian Invoice

Ada banyak pengertian invoice, baik secara umum dan menurut pendapat para ahli. Selengkapnya bisa disimak di bawah berikut ini.

Invoice atau faktur merupakan sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar.

Pengertian Invoice Secara Umum

Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:

  • Keterangan perusahaan pembeli
  • Keterangan perusahaan penjual
  • Tanggal transaksi
  • Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
  • Harga per item
  • Total harga keseluruhan
  • Besaran pajak
  • Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

Pengertian Invoice Menurut Para Ahli

Di bawah ini ada beberapa pendapat dan pengertian invoice menurut pandangan para ahli.

1. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

“Invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pihak pembeli atau pelanggan.”

2. Andrian Sutedi

Andrian Sutedi (2014) menjelaskan invoice atau faktur adalah suatu dokumen penting dalam perdagangan karena melalui berbagai data yang ada di dalamnya dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi, dan penyelesaian segala jenis bea masuk.

3. Sugeng Hariyanto

Sugeng Hariyanto (2006) menyebutkannvoice adalah suatu catatan yang mencerminkan berbagai barang yang dikirim kepada pembeli beserta dengan harganya. Catatan tersebut dibuat oleh penjual dan umumnya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau hanya untuk menginformasikan tagihan jika pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit.

Perbedaan Faktur dan Nota

Setelah menyadari apa itu invoice, maka memang udah keluar menyadari perbedaannya bersama nota. Berikut perbedaan mendasar pada ke-2 dokumen tersebut.

  • Invoice kebanyakan di pakai untuk badan bisnis kena pajak, namun nota tidak. Nota kebanyakan lebih tidak profesional.
  • Invoice di cetak otomatis dan terhadap kebanyakan perusahaan udah memiliki template digital, waktu nota ditulis secara manual.
  • Harga barang terhadap invoice dikenakan pajak, waktu harga barang terhadap nota tidak dikenakan pajak.
  • Biasanya, data terhadap invoice yang dicetak dapat masuk didalam proses informasi yang terintegrasi. Nota tidak memiliki rekam jejak history didalam sistem, sebab pembuatan masih manual.
  • Sebenarnya, sekalipun belum terdaftar sebagai entrepreneur kena pajak, pemanfaatan invoice lebih dianjurkan daripada nota. Data terhadap invoice dapat tersimpan otomatis dan juga memudahkan pekerjaan anggota penjualan atau keuangan.

Integrasi terhadap proses juga dapat menolong kurangi pemanfaatan kertas, sebab data dapat masuk ke anggota atau divisi yang ditunjuk. Pada umumnya, memang dokumentasi digital terhadap proses invoicing diperlukan perusahaan.

Jenis Invoice

Pada biasanya terkandung 3 model invoice atau faktur yang digunakan oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut.

1. Invoice Biasa

Invoice biasa merupakan jenis invoice yang paling kerap digunakan saat melakukan transaksi sederhana di kehidupan sehari-hari. Jenis faktur ini biasanya meliputi item yang dibeli, jumlah, harga, dan total harga yang perlu dibayar konsumen.

2. Invoice Konsuler

Invoice konsuler model faktur yang spesifik dipakai dalam perdagangan internasional atau dalam ekspor dan impor. Sehingga apabila melakukan ekspor dan impor, maka perlu disempurnakan dengan faktur model ini.

Dalam prakteknya, faktur model ini perlu disahkan dan juga beroleh izin dari perwakilan negara importir atau atase perdagangan, kantor konsuler, dan juga kedutaan besar negara importir yang berada di negara eksportir.

3. Invoice Proforma

Invoice protofma merupakan faktur yang diberikan kepada customer sebelum penjual mengirim seluruh barang yang dibeli konsumen. Faktur ini merupakan pengganti pada saat barang dikirimkan secara bertahap.

Sehingga pada saat penjual telah mengirimkan seluruh barang yang dibeli oleh konsumen, maka penjual bakal mengimbuhkan faktur biasa untuk menggantikan faktur proforma. Jenis faktur ini berisikan hal sebagai berikut.

  • Identitas penjual.
  • Tanggal faktur proforma.
  • Nama dan juga deskripsi barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
  • Harga barang.
  • Jumlah pembelian barang.
  • Tarif dan jumlah pajak.
  • Total pembelian.
  • Rincian pembayaran.
  • Tanggal jatuh tempo (apabila disetujui).

Fungsi Invoice

Umumnya manfaatdari invoice adalah untuk lakukan penagihan pembayaran atas transaksi pembelian yang dikerjakan oleh konsumen. Lebih detailnya, berikut ini merupakan lebih dari satu manfaat berasal dari faktur atau invoice.

  • Alat untuk menambahkan informasi barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
  • Alat untuk menambahkan informasi besaran tagihan dan termin pembayaran yang mesti dikerjakan konsumen.
  • Sebagai dokumen bukti yang sah terhadap penambahan transaksi ke dalam pembukuan keuangan.
  • Sebagai rujukan yang sah bila barang atau jasa yang dicantumkan di dalamnya akan dijual lagi ke pihak lain.
  • Sebagai dokumen yang sah bila terjadi salah kirim barang atau perhitungan total tagihan.

Software Faktur Pembayaran

Berikut ini merupakan sebagian software faktur yang dapat kamu gunakan untuk dapat memaksimalkan faedah keuangan perusahaan kamu.

1. FreshBooks

Salah satu software invoice yang banyak digunakan adalah FreshBooks. Software ini memberikan kemudahan bagi penjual karena memiliki fasilitas penyimpanan cloud. Manfaat lainnya yang bisa diperoleh adalah sebagaib berikut.

  • Membuat faktur.
  • Mengirim faktur.
  • Mencatat pengeluaran.
  • Melacak waktu.
  • Menerima pembaruan dan berinteraksi bersama dengan klien.
  • Dan lain sebagainya.

FreshBook juga pernah meraih 3 penghargaan dan sertifikasi mutu di antaranya sebagai berikut.

  • Best Accounting Software by FinancesOrline.
  • Experts’s Choice by FinancesOrline.
  • Supreme Software by FinancesOrline.

Dengan fitur yang begitu banyak FreshBooks ini tergolong terlampau murah. Terdapat 3 paket yang mereka menawarkan bersama dengan harga yang tidak berbeda-beda, yaitu lite USD 15/bulan, and USD 25/bulan, dan premium USD 50/bulan.

Selain itu kamu termasuk dapat melakukan percobaan selama 30 hari. Percobaan tersebut dapat kamu melakukan tanpa dikenai cost atau gratis.

2. Oracle Netsuite

Netsuite ERP adalah suatu platform cloud scalable ERP (Enterprise Resource Planning) yang dirancang untuk memenuhi beragam keperluan perusahaan menengah dan besar yang tumbuh cepat. Oracle Netsuite ini dapat mengotomatisasikan serangkaian sistem usaha termasuk manajemen inventaris, penagihan, manajemen pesanan, aset tetap, manajemen pendapatan, dan manajemen keuangan.

Harga software faktur Oracle Netsuite ini di tawarkan berdasarkan penawaran. Jadi jika kamu berminat gunakan software NetSuite ERP sebagai perangkat lunak untuk perusahaan kamu, silakan hubungi NetSuite untuk meraih harga khusus.

3. Invoiced

Invoiced adalah suatu software otomatisasi piutang dagang berbasis cloud yang dapat menunjang untuk mengoptimasikan penagihan dan termasuk merampingkan pembayaran. Software ini mempunyai dashboard yang mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna.

Selain itu Invoiced termasuk terintegrasi bersama dengan software akuntansi terkenal seperti Xero dan Quickbooks. Dengan demikianlah tim kamu bakal mempunyai seluruh informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan beragam tugas tanpa berganti aplikasi.

Invoiced ini menawarkan 2 paket layanan yaitu basic bersama dengan harga USD 100/bulan dan advance USD 500/bulan. Kamu juga dapat melakukan percobaan gratis selama 14 hari.

Tips Memilih Software Invoice

Apabila kamu adalah staf akuntansi atau perpajakan atau yang mempunyai kewenangan perihal bersama dengan software atau aplikasi apa saja yang bakal digunakan untuk mempermudah pekerjaan kamu di kantor, maka terkandung beberapa tips yang wajib kamu perhatikan, yakni sebagai berikut.

1. Sesuai Standar Laporan Keuangan Indonesia dan SOP Perusahaan

Pastikan software invoice yang Anda pilih sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK), yakni di dalamnya berkaitan dengan penyajian informasi suatu aktivitas usaha yang diberikan secara formal di Indonesia.

Standar tersebut juga berlaku agar laporan keuangan memiliki kesamaan informasi yang tercantum di dalamnya. Tentu saja aplikasi faktur yang baik menyediakan beraneka ragam pilihan fitur untuk memudahkan kegiatan pencatatan penjualan barang perusahaan.

Karena setiap perusahaan memiliki kebutuhan akan faktur yang berbeda-beda satu sama lain. Sehingga sangat disarankan memilih software faktur yang menyediakan banyak format. Misalnya pada perbedaan jenis laporan keuangan didalam perusahaan jasa, dagang, dan juga manufaktur.

2. Keamanan Data

Selain berhubungan dengan proses laporan keuangan yang ada di Indonesia dan juga SOP perusahaan, hal lainnya yang wajib kamu mencermati saat menggunakan software invoice adalah keamanan data. Keamanan sangatlah penting, apalagi kaitannya dengan informasi yang berhubungan dengan keuangan sebuah perusahaan.

Anda wajib meyakinkan fasilitas penyedia software yang dipilih sudah lulus sertifikasi keamanan yang disahkan oleh pemerintah. Jangan sampai informasi perusahaan yang benar-benar rahasia bocor ke tangan pesaing adn menjadikan bisnis Anda tumbang.

3. Jaminan Pelayanan

Pengelolaan keuangan suatu perusahaan adalah sesuatu yang benar-benar penting. Oleh dikarenakan itu, kamu wajib memilih penyedia fasilitas aplikasi yang mempunyai standar service yang terbaik. Standar service juga menjadi tolak ukur di dalam menentukan kualitas aplikasi pencatatan faktur.

Ini sangatlah mendasar, Anda wajib meyakinkan e-mail dan nomer telepon CS (customer service) yang diberikan oleh penyedia fasilitas mampu dihubungi. Gunanya adalah jika terjadi kesalahan, Anda dapat meminta bantuan kepada penyedia layanan, termasuk untuk pencarian informasi seputar software invoice (sebelum pemakaian).

4. Up to Date

Anda juga harus meyakinkan bahwa teknologu yang dipakai fasilitas penyedia aplikasi software selalu menopang teknologi terbaru. Bila menggunakan teknologi ter-update, maka aplikasi akan dapat diperbaharui selamanya dan disesuaikan dengan sistem yang ada pada perusahaan.

Pembaruan pada software berikut sudah pasti jadi sesuatu yang benar-benar penting. Hal berikut dikarenakan sudah pasti bakal berpengaruh pada kemampuan, fitur, database, dan juga kecepatan akses.

Paling tidak dalam jangka selagi 3-5 tahun ke depan, perusahaan Anda tidak bakal mengalami kebingungan dalam pengoperasian aplikasi faktur maupun ketika mengatasi terjadinya error spadaistem.

5. Sistem Terintegrasi

Software yang perusahaan Anda gunakan juga sebaiknya mempunyai fungsi yang terintegrasi. Tidak hanya mampu mengelola faktur saja, namun juga mampu secara otomatis menjalankan penjurnalan pada selagi pembuatan faktur. Banyak penyedia fasilitas software yang menambahkan penawaran beraneka macam fungsi yang mampu kamu memilih sesuai kebutuhan.

Daripada memilih software yang berbeda-beda untuk setiap fungsi pengelolaan keuangan, alangkah baiknya perusahaan Anda menggunakan software yang udah menyediakan beraneka fasilitas di dalam satu software. Tentu saja ini akan menghemat ongkos yang perusahaan Anda keluarkan.

Cara Membuat Faktur

Jika anda idamkan menyebabkan faktur tidak memanfaatkan aplikasi atau software dan gratis, anda dapat mencoba Canva. Berikut ini merupakan langkah membuat faktur dengan memanfaatkan Canva.

1. Pilihlah Jenis Dokumen

Sebelum anda memilih tipe dokumen, tentu saja anda perlu login terlebih dahulu di situs Canva (https://www.canva.com/) atau aplikasi Canva. Apabila anda belum membawa account di Canva, anda dapat melaksanakan pendaftaran bersama memanfaatkan account Google Mail (Gmail).

Setelah berhasil login, kemudian klik pada kotak pencarian atau klik ikon kaca pembesar yang berada di bagian tengan, dan ketik ‘invoice;. Apabila sudah, bakal keluar ikon faktur di bawahnya, nah tinggal klik saja ikon tersebut.

2. Memilih Template

Setelah anda mengklik ikon invoice, bakal keluar halaman baru yang berisi banyak template faktur atau faktur yang dapat dipilih. Lakukanlah scroll ke bawah untuk memilih template. Apabila sudah mendapatkan template yang Anda sukai, selanjutnya klik template tersebut.

3. Edit Data

Setelah memilih template faktur yang Anda sukai dan template tersebut sudah keluar di lembar kerja, maka Anda dapat mengeditnya. Yang perlu Anda melaksanakan untuk dapat mengedit template tersebut adalah mengklik bagian yang mau Anda edit.

Jika ukuran font sangat besar ataupun kecil, Anda dapat mengeditnya juga. Anda hanya perlu menyorot tulisan yang mau Anda tukar ukuran font-nya dan selanjutnya klik ukuran font pada bagian atas halaman kerja. Mungkin Anda kurang suka tipe font-nya? Anda juga dapat merubah tipe font sesuai yang Anda inginkan.

4. Download File

Setelah semua proses edit sudah selesai dilakukan, Anda bisa download file yang sudah dibuat. Cukup mengklik ikon ‘cetak kop surat’ pada bagian pojok kanan atas lembar kerja. Kemudian bakal keluar lebih dari satu pilihan, anda memilih ‘unduh;. Setelah klik unduh bakal keluar lebih dari satu format dokumen yang bakal menjadi output. Misalnya layaknya PDF, JPG, PNG, Video, Gif, dan lain sebagainya.

Jika anda idamkan format gambar untuk hasil CV nya maka Anda memilih JPG atau PNG. Kemudian untuk dapat men-download secara gratis Anda memilih ‘unduh draft dengan watermark gratis’.

Tips Agar Invoice Lancar

Pembuatan invoice ini tidak dapat berfungsi jikalau costumer tidak membayar tagihan bersama tepat waktu. Sebab pembayaran yang dijalankan oleh costumer terlampau berhubungan erat bersama berjalannya aktivitas operasional perusahaan.

Apabila pembayaran tidak lancar, pasti saja mampu menyebabkan usaha kamu jadi terhambat. Supaya mampu meminimalkan mungkin faktur tidak efektif, berikut ini tersedia lebih dari satu tips yang mampu kamu coba.

1. Mudah Dipahami dan Jelas

Pastikan invoice yang dibuat mudah dimengerti oleh customer. Jangan membuat invoice dengan desain dan kata-kata yang ribet dan sulit dipahami orang lain, sebab tak semua konsumen memahami soal akuntansi.

Maka dari itu pengint untuk membuat faktur yang ringkas namun memuat informasi dengan jelas. Gunakan saja contoh faktur yang biasanya Anda temukan saat berbelanja di toko, mal, atau supermarket. Gunakan pula istilah pada faktur tersebut karena sudah familiar bagi konsumen.

Invoice yang dikirimkan kepada costumer wajib dibuat jelas. Bisa saja keterlambatan dalam pembayaran tagihan disebabkan karena faktur perusahaan membingungkan konsumen. Anda bisa memberi tambahan format bold pada tanggal jatuh tempo.

2. Reward & Punishment

Metode ini efektif untuk digunakan. Ketika terjadi transaksi cantumkanlah di dalam faktur, bahwa pihak perusahaan dapat memberi tambahan reward jikalau costumer membayar tagihan tepat atau lebih cepat dari waktu yang disepakati. Reward-nya bisa berupa diskon, poin undian, dan lain sebagainya.

Sebaliknya jikalau costumer tidak membayar tagihan tidak tepat waktu, maka dapat diberikan punishment. Fungsi punishment ini adalah untuk memberi tambahan pengaruh jera agar costumer membayar tagihan tepat waktu. Punishment ini bisa berwujud denda, bunga, atau pembekuan pemesanan barang seterusnya apabila dijalankan secara kredit.

3. Alternatif Pembayaran

Customer kadang terlambat membayar karena metode pembayaran yang tidak sesuai dengan kemampuan customer. Maka dari itu pihak perusahaan bisa menyediakan berbagai jenis pembayaran agar mudah dijangkau konsumen.

4. Kirim Invoice Secepatnya

Setelah proses pengiriman barang kepada costumer telah dijalankan dan semua perjanjian telah beres, alangkah baiknya jika Anda segera mengirimkan tagihan kepada konsumen. Dengan cepat mengirimkan faktur, pasti dapat mendorong costumer untuk membayar tagihan lebih cepat. Karena costumer mampu mempersiapkan dana untuk pembayaran.

5. Ramah Terhadap Konsumen

Sikap ramah terhadap konsumen harus ditunjukkan dalam menjalankan usaha. Ucapkan terima kasih setelah menjalankan transaksi dan ketika tagihan telah dilunasi. Memberikan kabar atau informasi apabila perusahaan telah mengirimkan invoice kepada costumer termasuk merupakan salah satu sikap ramah.

Selain mengingatkan secara tidak langusng mengenai tagihan yang belum dibayarkan, costumer juga dapat perhatian secara khusus. Kenyamanan yang terbangun antara perusahaan dan costumer pasti saja dapat membangun rasa segan costumer jika membayar tagihan melebihi jatuh tempo.

6. Down Payment (DP)

Sebaiknya dalam transaksi yang dijalankan dengan metode kredit, mintalah down payment (DP) atau uang muka kepada konsumen. Tentukanlah berapa persen DP yang perlu dibayarkan costumer dari total harga barang yang dibeli konsumen.

Anda tidak perlu sangsi untuk berharap DP kepada konsumen, sebab hal tersebut adalah suatu hal yang wajar. Selain itu DP yang dibayarkan oleh costumer juga mampu mendukung sirkulasi aktivitas operasional perusahaan.

Contoh Faktur

Berikut adalah beberapa contoh bill pembayaran atau faktur. Simak selengkapnya beserta link download gratis alias free.

1. Contoh Invoice Jasa

contoh invoice jasa

Invoice jasa adalah faktur yang dikeluarkan untuk pembayaran jasa, contohnya seperti jasa penerjemahan, desain, training, jasa pengiriman dan bentuk jasa lainnya.

  • Invoice jasa lebih sederhana daripada faktur penjualan barang. Berikut ini contoh faktur jasa penerjemahan dokumen resmi yang dihitung biayanya secara rinci (perkata
  • Sebaiknya, jasa penerjemahan seperti ini memiliki harga pasti yang telah ditentukan, sehingga biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli juga jelas dan detail.

Hal-hal yang harus ada pada invoice jasa adalah :

  • Identitas penyedia jasal yang berupa nama perusahaan, alamat perusahaan dan nomor kontak perusahaan. Jika ada, cantumkan logo perusahaan.
  • Identitas pengguna jasa atau klien, yang berupa nama dan alamat atau institusi (jika ada) – contoh contoh faktur tagihan
  • Tanggal invoice dikeluarkan serta tenggat waktu pembayaran
  • Detail produk jasa yang diberikan, jumlah (jika ada), harga jasa serta total biaya jasa yang harus dibayar oleh pengguna jasa atau klien
  • Jika ada catatan tambahan, cantumkan di bagian bawah invoice

Download Invoice Jasa

2. Contoh Invoice Format Excel

contoh invoice excel

Download Invoice Excel

3. Contoh Invoice Format Word

contoh invoice word

Download Invoice Word

4. Contoh Invoice Proyek

contoh invoice proyek

Pada umumnya Invoice Proyek tidak berbeda dengan jenis Invoice lainnya,hanya saja ada beberapa penambahan yang harus dilakukan dalam membuat Invoice proyek, informasi yang perlu di tambahkan adalah :

  • No Surat Kontrak Proyek
  • Nilai Uang Muka/Dowm Payment atau Termin Pembayaran

Untuk lebih jelasnya anda bisa mendownload Contoh Invoice proyek dibawah ini.

Download Invoice Proyek

Akhir Kata

Demikian pembahasan lengkap mengenai pengertian invoice adalah. Mulai dari pengertian, perbedaan dengan nota, jenis, klasifikasi, macam-macam, fungsi, tujuan, manfaat, software, aplikasi, tips memilih, cara membuat, tips agar invoice lancar, hingga contohnya.

Tinggalkan komentar